En ce temps de crise, nous avons pensé qu’il était opportun de vous inviter à être vigilant par rapport aux mauvais payeurs et ceci en continuité à l’article publié dans l’ « infotime » du mois d’octobre 2008 sur le recouvrement des créances.
En effet, nous avions vu que dans la majorité des cas, des mesures peuvent être prises à temps et de manière systématique afin de réduire les factures impayées. L’entreprise qui constate que certaines factures sont fréquemment payées avec retard et parfois même impayées, a intérêt à mettre en place une stratégie de rappel.
Nous vous énumérons ci-dessous les différentes étapes de rappel que nous vous conseillons d’appliquer :
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La première lettre de rappel :
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Il est inutile de tarder à envoyer un premier rappel, en effet, celui-ci sera rédigé sur un ton courtois (stipuler que quiconque peut être victime d’un oubli.).
On rappellera au débiteur les manquements, à savoir le montant exact, selon les conditions générales de ventes les éventuelles sanctions qui sont déjà en application (par exemple les intérêts de retard) et la nouvelle échéance de paiement.
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La deuxième lettre de rappel :
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Dès que le délai proposé dans la première lettre de rappel est dépassé, vous pouvez faire parvenir un deuxième rappel où vous inviterez votre client à payer dans la huitaine ou à prendre contact avec votre société afin de trouver une solution.
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Téléphoner :
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La troisième étape est de prendre contact directement avec votre client afin de prendre connaissance de la situation. Il est souhaitable d’obtenir un accord soit sur un paiement immédiat soit sur un échelonnement de paiement à convenir de commun accord. Nous vous suggérons de confirmer par courrier l’entretien téléphonique.
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La troisième lettre de rappel :
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Celle-ci exigera le paiement dans les plus brefs délais et reprendra (toujours selon vos conditions générales de ventes) une amende forfaitaire ainsi que des intérêts de retard.
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L’envoi d’une mise en demeure :
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Si les différentes lettres de rappel sont restées sans succès, une mise en demeure sera envoyée par recommandé et simultanément par pli simple, ou par fax ou courriel. Ce courrier est souhaitable avant d’entamer une procédure. Cette lettre indiquera qu’à défaut de règlement dans un nouveau délai, le dossier sera transmis à qui de droit (à savoir : avocat, huissier, sociétés de recouvrement). Il est évidemment souhaitable pour tous d’éviter d’atteindre cette limite, car il faut garder à l’esprit que ce sont des frais et pertes de temps considérables que l’entreprise doit subir.
Dans la mesure où vous le souhaitez, nous pouvons vous aider à mettre en place une stratégie et un suivi des factures en défaut de paiement ou mettre différents modèles de lettre à votre disposition.
Sylvie Lecomte
Sources : « Le guide du recouvrement de créances en Belgique et à l’étranger »- Marianne Dickstein
